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Como simplificar os serviços na gestão financeira de sua empresa
A gestão financeira é um desafio em toda organização.
Processos complexos, dados fragmentados e experiências de usuários desconectados podem levar à ineficiência e à frustração entre os usuários. A boa notícia é que há muitas maneiras de simplificar seus processos de gestão financeira.
Se você estiver tentando reduzir o número de soluções pontuais, racionalizar tarefas recorrentes ou reduzir o tempo que os funcionários passam em tarefas contábeis, há muitas oportunidades de melhoria. Este artigo cobre algumas das melhores práticas para simplificar seus serviços de gestão financeira para que todos tenham acesso às informações de que precisam, quando precisam.
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Reduzir o número de soluções pontuais
Há muitas soluções pontuais em uso nas organizações hoje em dia. Elas podem ser implementadas para resolver uma necessidade específica ou para preencher uma lacuna de funcionalidade em uma solução mais ampla.
Mas e se você pudesse substituir estas soluções pontuais por uma solução mais ampla que suportaria todas as suas áreas de negócios? Isso poderia ser conseguido procurando maneiras de expandir a funcionalidade das soluções existentes ou implementando uma nova solução que tenha a funcionalidade para atender às suas necessidades.
Por exemplo, você pode ter uma solução contábil específica que você utiliza para rastrear contas a receber, contas a pagar e estoques.
Contudo, sua equipe de vendas usa uma ferramenta de CRM para rastrear leads, uma ferramenta de e-mail marketing para enviar e-mails aos clientes e uma ferramenta de geração de leads para capturar informações dos clientes.
São muitas ferramentas diferentes que sua equipe de vendas tem que aprender a usar e se manter atualizada. Você poderia eliminar muitas dessas soluções únicas, encontrando maneiras de incorporar essas ferramentas em sua solução existente.
Consolide seus dados
Os dados se tornaram uma parte essencial dos negócios, mas a proliferação de fontes de dados nas organizações criou desafios em torno da qualidade e acessibilidade dos dados.
A fim de garantir que todas as partes interessadas tenham acesso às informações de que precisam, é preciso poder consultar e consolidar dados de todos os seus sistemas. Você pode conseguir isso implementando um sistema de gerenciamento de dados que tenha a capacidade de ingerir, limpar e gerenciar dados.
Isto lhe permitirá atender às exigências comerciais da governança de dados, incluindo a capacidade de rastrear, relatar e compartilhar informações importantes.
Enquanto um EDW (Enterprise Data Warehouse) é uma maneira de implementar o gerenciamento de dados, a virtualização de dados também é uma ótima opção.
A virtualização de dados tem a capacidade de extrair dados de múltiplas fontes de dados e combiná-los em um único conjunto de dados limpo, permitindo que você consulte dados de um local centralizado, enquanto ainda mantém a capacidade de atualizá-los e gerenciá-los facilmente.
Automatizar tarefas recorrentes
Os processos contábeis, muitas vezes, exigem que os funcionários executem as mesmas tarefas repetidamente. Isso pode criar ineficiências e afetar a moral dos funcionários, bem como aumentar o risco de erro humano.
Ao identificar estas tarefas recorrentes e trazê-las para sua solução de gestão de processos de negócios (BPM), você pode reduzir o tempo e o esforço necessários para completá-las. Isso o ajudará a reduzir custos e a aumentar a produtividade de seus funcionários.
Há uma série de tarefas contábeis que são comuns nas organizações. Entre elas, estão a gestão de faturas de fornecedores, a gestão de folha de pagamento, o monitoramento do fluxo de caixa e a gestão de contas a receber. Cada uma dessas tarefas pode ser gerenciada usando ferramentas BPM que permitem padronizar e automatizar o processo.
Racionalizando a experiência do usuário
A forma como os funcionários interagem com os sistemas pode ter um impacto significativo em sua produtividade e em sua satisfação. A otimização da experiência do usuário pode ajudar a reduzir a frustração, aumentar a adoção e melhorar a experiência geral do usuário.
Você pode implementar alguns métodos para racionalizar a experiência do usuário em seu sistema de gestão financeira, incluindo os seguintes:
Definir personas de usuário
Crie personas de usuário que representem os tipos de pessoas que estarão usando o sistema. Isso o ajudará a projetar um sistema que se adapte melhor às suas necessidades.
Definir a jornada do usuário
Mapeie os passos que os funcionários dão ao completar tarefas em seu sistema. Isso o ajudará a identificar oportunidades de melhoria, tais como navegação mais fácil ou notificações mais informativas.
Identificar pontos de dor
Uma vez mapeada a jornada do usuário, procure por pontos de dor no sistema. Isso pode ajudá-lo a priorizar a implementação de melhorias para tornar o sistema mais fácil de usar.
Alavancar o poder do design
Elementos de design como visuais, cores e escolhas de fontes podem ter um impacto significativo na forma como os funcionários interagem com o sistema.
Teste e melhore
Uma vez que o sistema esteja ativo, não pare por aí. Continue testando e melhorando à medida que você coleta feedback dos usuários para elevar ainda mais a experiência do usuário.
Estabelecendo a governança
Além de otimizar como os funcionários interagem com os sistemas, há outras maneiras de melhorar a experiência do usuário. Uma maneira é estabelecer um nível consistente de governança em toda a organização. Isso significa que todos estão usando o mesmo sistema para acessar os mesmos dados.
Uma maneira de fazer isso é implementar um único sign-on em toda a organização. Isso permitirá que os funcionários façam o login com apenas um conjunto de credenciais, como também significa que eles estarão acessando os mesmos dados e usando os mesmos sistemas, o que pode ser útil para organizações em que diferentes departamentos ou equipes usam sistemas diferentes para acessar os mesmos dados.
O resultado final é que, se você pode implementar sistemas que atendem a múltiplas áreas de negócios, tem a capacidade de melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a produtividade em toda a organização.
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